MANİSA – MERKEZ

MANİSA 2.ETAP TOPLU KONUTLARI

(1745/2) PARSEL TOPLU YAPI DENETİM KURULU 1 NCİ 3 AYLIK DENETİM RAPORU

 

                Manisa 2.Etap Toplu Konutları (1745/2)Parsel Toplu yapı Yönetim kurulunun 07.07. 2008 tarihinde değişmesi ve yeni yönetim kurulunun bu tarih itibari ile başlayan çalışmalarının birinci 3 aylık denetlenmesine 18.10.2008 tarihinde başlamış ve 07.11.2008 tarihine kadar yapılan denetim faaliyetleri neticesinde aşağıda yazılı bulunan tespit ve değerlendirmeler, Toplu Yapı Temsilciler kurulu ve Kat Maliklerinin bilgisine sunulmak üzere Toplu Yapı Denetim Kurulu Üyelerince imza altına alınmıştır.

 

1.       Site Yönetimi tarafından her ay gerçekleşen gelir ve harcama kalemlerini ayrıntılı gösteren GERÇEKLEŞEN lisesinin blok girişlerinde onaylı suretlerinin asılması gerekmektedir. Bu durumun site yönetimince takibi yapılarak aylık olarak ilan edilmediği görülmüştür. Temmuz ve Ağustos ayı hesapları bir dosyada birleştirilmiştir. Gelir ve giderler öncelikle aylık olarak muhasebeleştirilmelidir.

2.       Sayıları azaltılan kapıcılara tahsisli bulunan Kapıcı daireleri, (7 Adet kapıcı daireleri 200 ytl.den) kiraya verilmiş bir kısmı için de depozito ile birlikte kira bedelleri tahsil edilmeye başlanmıştır. Alınan ilk kira bedellerinin elden alınarak, günlük harcamalarda kullanıldığı görülmüştür. Bu miktarların hangi tarihte? ne kadar? kimden alındığı çizelgeye dökümlü olarak işlenmeli ve bu şekilde arşivlenmelidir. Ayrıca Siteye ait her türlü gelirin takibi elden değil, Banka üzerinden yapılmalıdır. Para aynı gün kullanılacak ise bile gelirin bankaya girdisi olmalı ve daha sonra çekilmelidir.

3.       Fiş olarak alınan hizmet harcamaları kalemlerine ait belgelerin muhteviyatlarının anlaşırlılığındaki aksaklıların önüne geçmek amacıyla, Hizmet harcamaları Fatura olarak belgelenmeli eğer bu mümkün olmuyor ise, fiş alındığında en az iki kişinin imzasıyla ve ne tür bir malzeme veya hizmetin ne maksatla kimin tarafından nereden alındığı ve nerede kullanılacağını içeren bir tutanak tanzim edilerek veya gider makbuzu tanzim edilerek fişe eklenmelidir.

4.       02.08.2008 tarihinde 150 Ytl. Bedelli açıklamasında (Kartuş alımı ve yazıcı tamiri) yazan fatura görülmüştür. Alınan hizmet ve malzemede fatura yazılırken fatura muhteviyatında açıklama kısmına kısa yuvarlak cümleler yerine hangi marka ve ne tür bir malzemenin alındığı varsa seri nosu açıklayıcı diğer bilgiler ile birlikte yazılmalıdır.

5.       31.07.2008 tarihinde Maliye Gazetesi isimli İzmir’de basımı yapılan özel bir gazeteden bağış tarzında aynı tarihli 4 adet satın alınmıştır. Sitede günlük okunmak üzere her gün bir ulusal gazete alınması ve burada çalışanlar ile gelen misafirlerin hizmetine sunulması makul karşılanabilir, ama ismini Maliye koyarak bölgede bir çok özellikle küçük esnaflara resmiyet görüntüsü ile satış yapan bu gazeteden 4 adet aynı tarihli alınması ve bu giderin sitede muhasebeleştirmesi izaha muhtaçtır.

6.       Temmuz 2008 de SSK pirimi ödemesi olarak 4824 ytl. Ödenmiş bu ödemeye dair kaç kişi ve kimler için ödeme yapıldığını belirtir bir belgeye rastlanılmamıştır. Ağustos 2008 ayında ise SSK pirimi olarak 881.07 Ytl. Ödenmiştir. Temmuz ve Ağustos ayındaki bu orantısızlık anlaşılamamıştır.

7.       Öz-çay firmasınca kesilen çok sayıda Kapı sürgü ve mazgalı açıklamalı gider belgesi mevcuttur. Değişen sürgü ve mazgallar değişim zamanı düşünüldüğünde bu konuda bir zafiyet göze çarpmaktadır. Bu tür giderlerde arıza kaynağı bu arızaların bireysel kullanıcı hatalarının bulunup bulunmadığı takip edilmelidir. 

8.       30.07.2008 itibari ile ilk olarak 10.870 ytl.lik bir miktarla siteye ait para repo yapılarak site parasının bekleyen fazlalık kısımlarının değerlendirmeye alındığı saptanmıştır. Bekleyen fazla paranın değerlendirmeye alınması başarılı bir uygulamadır. Bu uygulamalardan elde edilen gelir ve para hareketlerinin izlenmesi için banka ile görüşülerek aylık repo hareket ekstresi alınması uygun olacaktır.

9.       Harcama belgeleri açıklamalarında çok sayıda Apoya nakliye için gaz parası ibareli gider mevcuttur. Personele ait araçla yakıt karşılığı sitenin işlerinin görülmesi doğal ve aynı şartlarda nakliyecilere başvurarak hizmet almaktan hesaplı olduğu değerlendirilmektedir. Bu tür hizmet görümlerinde görevin özelliği ve açıklamaları yazılarak görevlendirilen personel ve ödeme yapan görevlinin imzası ile tutanak tanzim edilerek alınan yakıt fişine eklenmeli ve bu şekilde muhasebeleştirilmelidir.

10.   Toplu yapı site yönetiminin tasarruf ve hizmetinde bulunan her türlü malzeme ve demirbaşlar Bir demirbaş defterine kaydedilmelidir. Böylece yeni alınan her türlü malzemede vakit geçirilmeden seri fatura bilgilerinin de belirtilmesi ile bu deftere işlenmelidir.

11.   08.09.2008 tarihinde Batu Elektrik isimli işletmeye tahsilat makbuzu ile 1.1097 ytl. (8) fatura ödemesi yapılmıştır. Bu tür alımlarda malzemelerin nerelerde kullanıldığı açıklanarak site elektrikçisi tarafından da fatura arkasında kullanım ve olur imzası yer almalıdır.      

12.   Site yönetimi tarafından ödenen ortak mahal ve kapıcı dairesi faturalarının kimlere ait olduğu dosyasında düzenleme yapılarak kontrol edildiğinde belli olacak şekilde düzenlenmelidir. Düzenlenecek bu dosyanın baş sayfasında dökümlü çizelge bulunmalıdır.

13.   Ramazan bayramında 124 milyon bayram şekeri gideri olarak gider belgesi görülmektedir. Bu şekerin sitede sadece ikram için alınması abartılı bir harcamadır. Bu harcamanın şeker harici kalemleri mevcut ise bunlarda belge dökümü ile yer almalıdır.

14.   C-11 bloka ait (1231670) bir elektrik abonesine otomatik talimat ile 763.60 ytl. Ve C-9 Bloka 166.40 ytl. Ödeme yapılmıştır. Bu elektrik faturası kime ait ve bu abartılı rakamın nereden kaynaklandığı anlaşılamamıştır.

15.   Cam değişimi için fatura kesilmiş ancak bu camların nerelerde kullanıldığı belirtilmemiştir. Fatura ekine bu değişim noktaları belirtilmelidir.

16.   Site yönetimince gündelik ihtiyaçlar için yönetimde bulundurulacak nakitlerin hareket ve kalanlarını gösterir, bir çizelge tanzim edilerek her an eldeki nakit miktarının hesap dökümünün görülebileceği şekilde tedbir alınmalıdır.

17.   Site Yönetiminin 07.07.2008 tarihinde devir teslimi esnasında önceki yönetimden devralınan hesap ve dokümanlarda araştırılması zorunlu görülerek, yanlış ve yönlü yapılan mesuliyet gerektiren konulara ait belgelere şerh düşülmek sureti ile alındığı ancak bu konuda hiçbir araştırma ve işlem gerçekleştirilmediği görülmüştür. Yönetim kurulunca şerh düşülerek alınan konulardaki tüm hususlar site avukatına incelettirilmeli bu konudaki yasal hakların dökümü yazılı rapor haline getirilerek kat maliklerine ilan edilmelidir.

18.   Denetim amacı ile 11.10.2008 tarihi ile 18.10.2008 tarihinde ve Son olarak 26.10.2008 tarihinde denetim için site yönetim dairesine gidilmiş ancak denetim kurulu üyeleri ve yönetim kurulu üyelerinin aralarında koordinasyon eksikliği nedeni ile denetimin özünü oluşturacak hesap dökümlerinin denk bütçelerinin kesinleştirilememesi nedeniyle denetim raporunun açıklanması temsilciler kurulunun toplanarak mevcut durumun değerlendirilmesi sonrasına ötelenmiştir. Temsilciler kurulu toplantısını müteakiben devam edilen çalışma ve inceleme neticesinde hazırlanan hesap dökümleri görülerek denetimin aylık blenço dökümleri vehesap sonuçları kısmı da tamamlanmıştır.

19.   Toplu yapı Denetim kurulunun işlevi; bütçeli yönetim gerçekleştiren görevlilerin işlemlerinin oto kontrolünü gerçekleştirmektir. Dolayısı ile Denetim kurulunun görevi açık aramak değil otokontrol mekanizmasının en büyük çarkı olan Denetim faaliyetini site kat malikleri ve temsilciler kurulu adına yaparak rapora dökmek, olağan dışı gelişmeler haricinde her zaman olmak üzere her 3 ayda bir denetleme yaparak ara raporları temsilciler kuruluna bu kurul ve yönetim kurulu üyeleri vasıtası ile de tüm kat maliklerine iletilmesini sağlamaktır. Bu denetim esnasında denedim işlevinin doğası gereği bütçeli yönetimi yüklenmiş görevlilerin denetim kurulu üyelerine yardımcı olmaları bir zorunluluktur.  Ayrıca denetim görevlilerinin görevi mevcut kayıt, kuyudat ve belgeleri arayıp bularak hesapları dökerek aklama gibi ekstra çaba göstermesi hiçbir denetim mekanizmasında olası değildir. Denetimi; yönetimi yüklenmiş olan görevliler denetlenecek tüm hesap belge doküman ve kayıtları denetime hazır hale getirmekten sorumludur.  Denetimi verecek imza yetkisi ile donatılmış bütçe ve işlemlerde söz sahibi olan her bir görevlinin denetim esnasında denetim görevlilerinin yanında hazır bulunmaları da yine denetim işleminin doğası gereği bir zorunluluktur. Toplu site denetim ve yönetim kurulu üyelerince bundan sonra bu belirtilen nüanslar doğrultusunda hareket edilerek denetim mekanizmasının yerinde ve zamanında çalışması, aksamaması tesis edilmelidir.   

20.   Site denetim kurulu üyeleri olarak; denetim esnasında tespit edilen aksaklık ve sehven işlemlerin art niyet düşüncelerin sonucu olmayıp yeni devralınan ve henüz mevzuat bilgisinden uzak olunması nedeni ile tecrübesizlikten kaynaklanan işlemler olduğu kıymetlendirilerek, yönetim kurulu hakkında bir yıllık denetim sonunda verilecek aklama ve kanuni takibat önerili genel kurul raporunun görüşülmesine kadar, olağan üstü ve gecikmesinde sakınca bulunan müdahale hali olmadığı sürece, faaliyet ve işlemleri izlemede bulunulmasının uygun olacağı hususunda ortak görüş birliğine varılmıştır. Bu görüşün ana fikrinde yatan mantık; Bir yıl boyunca tek gayesi ticari kazanç olan bir sistemin görevlilerine hep beraber katlanmak zorunda kalan biz tüm kat maliklerinin şimdi konusunda kazanç bulunmayan, kendimizin seçtiği, içimizden ve her hizmetten yada ortak zarardan aynı derecede etkilenecek olan yeni yönetime aynı sabırla en az görevi sona eren yönetim kadar hak tanınması gerektiği mantığıdır.   

21.   Denetim kurulu üyeleri olarak kat maliki sıfatı ile içersinde yaşadığımız sitenin yönetim kurulu ve görevlileri hakkında site sakinlerinden ayrıca yazılı ve sözlü gelen talep, şikayet ve öneriler de denetleme kapsamında değerlendirilmiş bu hususlarda yorumlara mahal bırakmayacak açıklamaların raporumuzda yapılmasının uygun olacağından hareketle, Site yönetim kurulu üyelerinin hizmetleri esnasında harcamak zorunda kaldıkları kontör ve akaryakıt harcamalarını site bütçesinden karşılaması ile ilgili kat maliklerinin bilgilenme isteği incelenmiştir. Bu kapsamda yapılan incelemede; Halen yönetim kurulu üyeli görevlerini yürüten görevliler kendi rızaları ile yönetim planlamasının oluşturulmasından itibaren maaş almadıkları göz önüne alındığında, tamamen konusu karşılıksız hizmet olan görevin ifasında yönetim kurulu üyelerinin hizmetin gereği olarak harcanması zorunlu kontör ve akaryakıtın bütçeden karşılanması normal karşılanmalıdır.                                                                                            Bu konuda denetim kurulu olarak tavsiyemiz yönetiminin bu tür harcamalar için yorumlara fırsat vermeyecek yeni bir model geliştirmesidir. Yönetimde takip ve koordineden sorumlu her personele sorumluluğu nispetinde aylık kontör alınabilir ve her ay miatlı olarak teslim edilebilir. Ayrıca sitede bulunan telefon hattına ait bir defter tutularak kullanımları tarih saat ve numara belirtilerek kim neden kimin tarafından arandı belli olacak şeklinde kayıt altına alınmalıdır.

22.   Manisa Merkez 2.Etap toplu konutlarının fiziki hizmet gereksinimleri ile ilgili olarak site sakinlerinin ortak beklentilerinin rapora yansıması uygun görülen hususları ise; Çevre mıntıka temizlikleri önceki döneme nazaran gerekli seviyelerde değildir. Bina girişleri ve pencerelerinin temizliklerinde belli zamanlarda aksamalar olmaktadır. Bu husus personelin özellikle patlayan su tamirlerinde yetersizliğinden kaynaklandığı bilinse de yönetim tarafından aksayan hususların giderilmesinde tamamlayıcı tedbirler düşünülmeli ve hayata geçirilmelidir.

23.   Site etrafının duvarla çevrilmesi ile ilgili husus öncelikli gündemle toplanma ve çözüme gitme gereği taşıyan bir husus olup her üye ve görevlinin sorumluluğu olan ve mesai harcanması gereken bir husustur. Site fertlerini rahatsız eden ve güvenlik, temizlik, gürültü gibi zafiyetlerin giderilmesi için gerekli olan çevre duvarı ile ilgili projeler bir an öce üretilerek hayata geçirilmelidir.

24.   Patlayan su boruları ile ilgili Manisa belediyesinin katkıları ile yenilenmesi sevindiricidir. Boru hattı üzerinde sökülen taşların bir an önce tekrar örülerek site çevresindeki inşaat ve atıl birikintilerin bir an önce kaldırılması için önlem alınmalıdır.

25.   Site elemanlarının yetişemediği yada uzmanlık isteyen konularda hizmet satın alımı ile eksikliklerin giderilmesi yolu düşünülmelidir.

 

İş bu Denetim Raporunun Manisa merkez 2.Etap Toplu Yapı Denetim Kurulu Üyelerince tanzim edilerek, Toplu yapı Yönetim kurulu, Temsilciler kurulu ve Kat maliklerine ilan edilmek üzere müştereken imza altına alındığını tüm kat maliklerinin dikkatine Arz ederiz. 30.10.2008

 

 

 

    Zekayi BOZER                         Cenk ALPAY

Denetim Kurulu Üyesi          Denetim Kurulu Üyesi                  

 

                                   Engin CAN     
                             Denetim Kurulu Başkanı